Tapahtuma-alustan käyttöä koskevia kysymyksiä ja vastauksia

Tälle sivulle kokoamme tapahtuma-alustan perehdytyksissä nousseita kysymyksiä. Jos sivulta ei löydy vastausta johonkin mieltäsi askarruttavaan kysymykseen, lähetä se osoitteeseen maria.bruun@luontokoulut.fi, niin selvitämme asian! : )

Päivitetty 10.6.2021

Mistä löydän perehdytyksien nauhoitteet?

Nauhoitteet on ladattu Youtubeen piilotettuina, jotta ne eivät näkyisi tavallisille osallistujille. Osa nauhoitteista on jaettu tapahtumajärjestäjille kertaalleen sähköpostitse, mutta listataan ne vielä tähän, jotta ne olisivat jatkossa helpommin löydettävissä:

Näin lisäät työpajan ja pyöreän pöydän sisällön tapahtuma-alustalle (Alkuperäinen perehdytys järjestettiin 21.5.2021)

Perehdytys tapahtuma-alustan perusominaisuuksiin ja live-tilan käyttöön tapahtumajärjestäjien sekä osallistujien näkökulmasta (Alkuperäinen perehdytys järjestettiin 27.5.2021)

Perehdytys minimessupöytien rakentamiseen ja niiiden ominaisuuksiin (Alkuperäinen perehdytys järjestettiin 7.6.2021)

Pyöreiden pöytien puhujien ja työpajojen vetäjien alustanäkymä livetilassa.
Pyöreiden pöytien puhujien ja työpajojen vetäjien livetilanäkymä.

Kuka voi jakaa mitäkin pyöreiden pöytien livetilassa?

Kaikkia käyttäjiä, joilla on hallinnointioikeudet pyöreisiin pöytiin, kutsutaan alustalla puheenjohtajiksi, kun he ovat oman pyöreän pöytänsä näkymässä.

Pyöreän pöydän puheenjohtaja voi aina halutessaan jakaa sekä omaa videokuvaansa että omaa ääntään livetilassa. Livetilaan siirryttäessä tapahtuma-alusta pyytää oikeuksia käyttää ääni- ja videokuvaa. Oikeus kannattaa antaa: oman mikkinsä ja kameransa saa mykistettyä ja pimennettyä tapahtuma-alustalla.

Pyöreän pöydän osallistujat voivat esittää puheenvuoropyyntöjä puheenjohtajalle. Pyynnöt näkyvät alustan oikeassa reunassa (kts.yllä oleva kuva) siinä järjestyksessä, missä ne on esitetty. Jos puheenvuorot eivät näy, avaa puheenvuoropyyntöjen listaus PUHEENVUOROPYYNNÖT-kohdan viereisestä nuolesta. Puheenjohtaja pystyy antamaan puheenvuoroja tapahtuman osallistujille klikkaamalla puheenvuoropyynnön esittäneen osallistujan kuvakkeen ja nimen oikealla puolella olevasta vihreästä ikonista.

Pyöreiden pöytien osallistujat voivat jakaa sekä omaa ääntään että videokuvaansa livetilassa saadessaan puheenvuoron.

Puheenjohtaja voi myös jakaa osallistujat pienempiin ryhmiin. Ryhmissä kaikki osallistujat ovat ns. tasa-arvoisia keskenään eikä heidän tarvitse pyytää puheenvuoroja keneltäkään. Ylimmät hallinto-oikeudet pysyvät kuitenkin aina puheenjohtajalla. Pyöreiden pöytien osallistujat voivat jakaa ryhmissä vapaasti ääni- ja videoyhteyksiään.

Kuka voi jakaa mitäkin työpajojen livetilassa?

Kaikkia käyttäjiä, joilla on hallinnointioikeudet työpajoihin, kutsutaan alustalla puheenjohtajiksi, kun he ovat oman työpajansa näkymässä.

Puheenjohtaja voi aina halutessaan jakaa sekä omaa videokuvaansa että omaa ääntään livetilassa. Livetilaan siirryttäessä tapahtuma-alusta pyytää oikeuksia käyttää ääni- ja videokuvaa. Oikeus kannattaa antaa: oman mikkinsä ja kameransa saa mykistettyä ja pimennettyä tapahtuma-alustalla.

Työpajan osallistujat voivat esittää puheenvuoropyyntöjä puheenjohtajalle. Pyynnöt näkyvät alustan oikeassa reunassa (kts. yllä oleva kuva) siinä järjestyksessä, missä ne on esitetty. Jos puheenvuorot eivät näy, avaa puheenvuoropyyntöjen listaus PUHEENVUOROPYYNNÖT-kohdan viereisestä nuolesta. Puheenjohtaja pystyy antamaan puheenvuoroja tapahtuman osallistujille klikkaamalla puheenvuoropyynnön esittäneen osallistujan kuvakkeen ja nimen oikealla puolella olevasta vihreästä ikonista.

Työpajojen osallistujat voivat jakaa livetilassa vain ääntään saadessaan puheenvuoron. Osaan työpajoista osallistutaan metsästä käsin, jolloin osallistujien nettiyhteys ei välttämättä ole vakaa. Videokuva vaatii nettiyhteydeltä enemmän kapasiteettia ja syö nopeasti akkua, jonka vuoksi työpajojen osallistujien jakomahdollisuuksia on rajoitettu. He voivat kuitenkin jakaa ottamiaan kuvia Fiilis-välilehdessä!

Puheenjohtaja voi myös jakaa osallistujat pienempiin ryhmiin. Ryhmissä kaikki osallistujat ovat ns. tasa-arvoisia keskenään eikä heidän tarvitse pyytää puheenvuoroja keneltäkään. Ylimmät hallinto-oikeudet pysyvät kuitenkin aina puheenjohtajalla. Työpajojen osallistujat voivat jakaa myös ryhmissä vain ääniyhteytensä.

Löytyykö sovelluskaupasta ladattava sovellus tapahtumaa varten?

Tapahtuman sovellusta ei löydy sovelluskaupoista, mutta sen voi asentaa tietokoneelle tai mobiililaitteelle kirjautumisen yhteydessä helposti. Jos sovelluksen haluaa asentaa myöhemmin, onnistuu se kirjautumalla ensin selaimella tapahtuma-alustalle.

Ohjeet asentamiseen Chrome-selaimella: Chrome-selaimen oikeassa yläreunassa sulje-napin alla näkyy kolme pistettä, josta klikkaamalla avautuu valikko. Valikosta löytyy “Install cometa solutions”-valintavaihtoehto, kun valikko on avattu selainikkunassa, jossa tapahtuma-alusta on auki. Myös Android-laitteen Chrome-selaimesta löytyy oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen nappi, josta klikkaamalla avautuu valikko. Mobiilinäkymässä valikossa lukee “Install app”. Klikkaamalla “Install cometa solutions” tai “Install app” tapahtuma-alustan sovelluksen voi ladata ja asentaa tietokoneelle tai mobiililaitteelle. Kun olet ladannut ja asentanut sovelluksen, voit käynnistää sovelluksen klikkaamalla asennuksen yhteydessä luotua Cometa Ulos-pikakuvaketta.

Miten tapahtuma-alustalle rekisteröidytään?

Tapahtumaan ilmoittautuneille lähetetään sähköpostitse tapahtumakutsu, joka sisältää linkin rekisteröitymissivulle. Kaikkien tapahtumaan osallistuvien tahojen on rekisteröidyttävä tapahtuma-alustalle.

Miten kutsumme pyöreän pöytämme asiantuntijavieraat/panelistit mukaan?

Myös heille lähetetään tapahtumakutsu. Tapahtuman koordinaattorille Maija Ihantolalle voi lähettää asiantuntijoiden sähköpostiosoitteet, jolloin hän lähettää tapahtumakutsun heille. 

Milloin osallistujat saavat työpajan osallistumisoikeuden eli mihin mennessä työpajan olisi hyvä olla valmis?

Ilmoittautuminen sulkeutuu 9.6. klo 00:00. Osallistujia liitetään alustalle 11.6. alkaen.

Rakennetaanko työpajoja ja pyöreitä pöytiä toisistaan poikkeavilla työkaluilla?

Ei. Työpajojen, pyöreiden pöytien ja messupöytien rakennustyökalut ovat käytännössä samanlaiset. Työkalut muistuttavat WordPressin block editoria.

Onko tapahtuma-alustalle mahdollista tuoda MP4-tiedostoja (joko linkkinä Onedrivestä tai itse tiedostona)? 

Alustalla ei ole omaa videosoitinta, jonka vuoksi tiedostoja ei voi ladata suoraan alustalle. Suosittelemme sen sijaan lataamaan videot Youtubeen tai Vimeoon ja äänitiedostot Soundcloudiin, jolloin tiedostot voi upottaa tapahtuma-alustaan. Esimerkkinä Youtube videon upotus. Kun olet valinnut muokkaus tilassa ylhäällä olevasta valikosta Video-elementin, siinä on kenttä, mihin laitetaan videon ID.

Youtube videon ID:n löydät seuraavasti.

1. Mene YouTubeen ja etsi video, minkä haluat jakaa. Esimerkiksi https://www.youtube.com/watch?v=Ap90G914KQ8

2. Mikäli osoite ei ole näkyvissä, paina videon alla olevaa Jaa (Share) painiketta.

3. Aukeavassa dialogissa näet videon osoitteen. YouTube ID on osoitteen lopussa, viimeisen kenoviivan perässä oleva osa. 

Ylläolevassa tapauksessa ID olisi siis Ap90G914KQ8.

Voivatko myös osallistujat jakaa videokuvaa työpajoissa? 

Eivät. Metsässä tietoliikenneyhteys ei välttämättä ole parhain. Tapahtuma-alusta on optimoitu tietoliikennekaistaa säästäväksi, jotta alusta toimisi turvatummin vakaasti kaikissa ympäristöissä. Kuvayhteys kuluttaa myös paljon mobiililaitteiden akkua. 

Työpajan vetäjä (joka näkyy tapahtuma-alustalla nimellä “puheenjohtaja”) pystyy kuitenkin jakamaan puheenvuoroja osallistujille manuaalisesti, jolloin alusta jakaa osallistuen ääntä mutta ei kuvaa. Tapahtumaan osallistuminen on suunniteltu vuorottaiseksi, jotta tilaisuudet olisivat häiriöttömämpiä. Osallistujat eivät siis voi itse avata ääniyhteyttä oma-aloitteisesti. HUOM! Kun osallistuja tulee live-tilaan, avautuu näytölle pop-up ikkuna, joka pyytää hyväksymään mikrofoniyhteyden käytön. Kun yhteys on kertaalleen sallittu, mikrofonin käytöstä ei kysytä enää erikseen: puheenvuoron saadessaan osallistujan ääniyhteys jaetaan automaattisesti kaikille työpajaan osallistuville.

Osallistujien suunnalta vuorovaikutus tapahtuu pitkälti fiilisvirrassa, jossa osallistujat voivat jakaa omia kokemuksiaan ja kommenttejaan. Eli vaikka videokuvaa ei jakaisikaan, kuvien jakaminen onnistuu Whatssapp-keskusteluja muistuttavalla fiilis-keskustelualustalla. Jokaisella työpajalla on oma fiilisvirtansa ja koko tapahtumalla yksi iso yhteinen fiilisjokensa.

Entä pyöreissä pöydissä, voivatko osallistujat jakaa videokuvaa niissä?

Kyllä, mutta ainoastaan puheenjohtajan myöntäessä siihen lupa. Pyöreissä pöydissä myös osallistujilta jaetaan videokuva silloin, kun on heidän puheenvuoronsa tai kun he toimivat ryhmätilassa. 

Onko työpajan vetäjän helppo seurata live-tilan ohella fiilisvirtaa? 

Kyllä. Live-tila (eli jaettu kuva- ja ääniyhteys) ei katkea, vaikka työpajan vetäjä tai puhuja vierailisi työpajan tai pyöreän pöydän omassa fiilisvirrassa. Videon esikatelukuva (pieni videoruutu, joka aukeaa alustan vasempaan alareunaan live-tilassa ja josta puhuja näkee itsensä) näkyy tosin ainoastaan live-välilehdessä!

Katkeaako live-tila, jos vetäjä käy tapahtuma-alustan infopisteellä kysymässä jotain järjestäjiltä?

Kyllä, jos tämä tehdään samassa selainikkunassa.Jos haluat vierailla infopisteellä ollessasi live-tilassa, avaa tapahtuma-alustan aula uuteen selainikkunaan. Näin toimiessasi live-tila ei katkea. Samalla tavalla voit seurata työpajaa vetäessäsi aulan fiilisjokea. HUOM! Ollessasi toisessa selainikkunassa et näe työpajasi mahdollisia puheenvuoropyyntöjä, ellet käytä tapahtuma-alustaa sekä kännykällä ja tietokoneella tai omista kahta näyttöä.

Voiko työpajan vetämiseen käyttää samanikaisesti Zoomia sekä alustan liveä?

Voi. Avaa Zoom toiseen selainikkunaan ja tapahtuma-alusta toiseen. Vaihtoehtoisesti voit myös esimerkiksi olla Zoomissa tietokoneella ja tapahtuma-alustalla kännykällä.

HUOM! Tässä kannattaa huomioida, että:

– kaksi ohjelmaa ei pysty jakamaan samoja ääni ja kuvalähteitä. Eli jos haluaa molempiin videokuvaa, kannattaa käyttää kahta kameraa.

– ääni lähtee helposti kiertämään tällaisessa tilanteessa, eli kannattaa kokeilla etukäteen ja laittaa toisessa ohjelmassa vaikka äänet ja mikki pois.

Toimin esittelijänä minimessupöydällämme. Pystynkö näkemään jostakin, kuinka paljon kävijöitä pöydällämme kulloinkin on?

Kyllä. Minimessupöytien live-tilassa pystyt näkemään pöytien kävijämäärät tapahtuma-alustan oikeasta yläreunasta avautuvasta näkymästä. Käyttäjäkuvasi alla oikeassa reunassa näkyy kahta ihmistä symboloiva pieni ikoni, josta klikkaamalla avautuu osallistujanäkymä.

Työpajani / pyöreän pöytäni / Minimessuosastoni kieliasu on huono vaikka olen kirjoittanut hyvää suomea. Mitä teen?

Selaimessasi on käytössä automaattinen käännöstoiminto, muut näkevät tekstisi ihan sellaisena kuin sen kuuluukin olla. Kytke kääntäjä pois päältä. Ohjeita esimerkiksi täällä: https://support.google.com/chrome/answer/173424?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=fi