Ohjelmantekijöille

Päivitetty 2.6.2021 klo 10:58. Tapahtuma-alustaa käsittelevän osion loppuun on lisätty linkki Google docs-tiedostoon, johon on koottu tapahtuma-alustan käyttöön liittyviä kysymyksiä ja vastauksia. Tarkennettu tapahtumasovelluksen vuorovaikutteisten työkalujen toimintaa sekä lisätty ohjeet äänenlaadun parantamiseen. Tarkennettu aikataulua.

Tällä sivulla viestimme ohjelmantekijöille kaikesta tärkeästä tapahtumaan liittyvästä. Sivun tiedot koskevat vain ohjelmantekijöitä!

ULOS-UT-OUT-tapahtuma järjestetään 15.-17.6.2021 verkossa

Aikataulu

  • Toukokuu: Ohjelmantekijät ovat saaneet hallinnointioikeudet oman ohjelman työtilaan
  • 1.6. Live-tilat on otettu käyttöön
  • 4.6. Luentotallenteet ja luentojen ppt-esitykset toimitettava tekniikalle (ota tarvittaessa yhteys info@ulos2021.fi)
  • 9.6. Ilmoittautuminen päättyy
  • 9.6. Osallistujien infomeili nro 1 lähetetty – Lue meili tästä!
  • 10.6. Osallistujien rekisteröinti tapahtuma-alustalle ja jako työpajoihin alkaa – viimeistele työpajasi ja pyöreä pöytäsi tähän mennessä!
  • 14.6. Ennakko-ohjelmaa ja testausta tapahtuma-alustalla: Road Movie, Elokuvia, Nonstop-työpajoja, Minimessut
  • 15.6, Tapahtuma alkaa. Kaikki on valmista.

Ulos-Ut-Out on saanut huiman suosion ja tapahtumaan on ilmoittautunut yli 400 osallistujaa. Järjestelyjen lähtökohtana on laadukas ja turvallinen tapahtuma, jossa uusien tietojen ja taitojen lisäksi on tarjolla elämyksiä luonnossa sekä yhdessä tekemisen meininkiä. Nyt luodaan yhdessä uusi tapa kommunikoida hyvistä toimintatavoista aikana, jolloin ulko-opetus on tärkeämpää kuin koskaan. Uskomme, että Ulos-Ut-Out on tämän vuoden 2021 tapaus ja sen vaikutukset ulottuvat kauas. Tehdään tästä yhdessä iso ja vaikuttava, olosuhteisiin turvalliseksi sovitettuna! Olemme yhdessä tekemässä täysin ainutlaatuista verkkotapahtumaa – tällaista ei ole kokeiltu ja koettu koskaan ennen!

Koska Suomen koronatilanne ei näytä laantuvan kesäkuuhun mennessä, on tapahtuma päätetty muuttaa turvallisuussyistä kokonaan online-tapahtumaksi. Myös kaikki ohjelmantekijät osallistuvat tapahtumaan etänä tapahtuma-alustalla. Joissakin ennakkoon sovituissa poikkeustapauksessa virtuaaliohjelma vedetään Nurmeksen Hyvärilästä – näistä poikkeuksista on sovittava ennakkoon järjestäjien kanssa (Ota tarvittaessa yhteyttä: info@ulos2021.fi).

Tavoitteenamme on säilyttää Ulos-Ut-Out vuorovaikutteisena, toiminnallisena sekä elämyksellisenä etäisyyksistä huolimatta. Tähän tarvitsemme nyt teidän ohjelmantekijöiden apua. Tapahtuman teemana on muutos, ja muutokseen sopeutumista on vuosi nyt harjoiteltu. Otathan haasteen vastaan!

Uusi vuorovaikutteinen tapahtuma-alusta:

Kehitämme ainutlaatuisen yhteistyön voimin upouuden virtuaalisen tapahtuma-alustan: Jokaiselle ohjelmaosiolle tulee käyttöön oma työtila, jossa on tarvittavat työkalut vuorovaikutteisen ohjelman toteuttamiseen. Olemme jakaneet kaikille hallintaoikeudet oman ohjelman työtilaan. Jos et ole saanut hallintaoikeuksia tai tarvitset niitä vielä jollekin toisellekin, otathan yhteyttä info@ulos2021.fi niin hoidetaan asia pikimmiten kuntoon.

Työtilan sisältö-osioon voit laittaa työohjeita, materiaaleja ja lisätietoja kuvina, tekstinä, videoina (Youtube- ja Vimeo-upotuksina), äänenä (Soundcloud -upotuksena). Lisäksi voit rakentaa sinne esimerkiksi ennakkotieto- tai palautekyselyn.

Vuorovaikutukseen on kaksi työkalua Live-tila, jota voisi verrata vaikkapa Zoomiin ja Fiilikset, joka vertautuu Twitteriin. Molemmat voi olla käytössä samaan aikaan niin työpajoissa kuin pyöreissä pöydissäkin. Luennoilla on käytössä vain Fiilikset ja luentojen toteutus poikkeaa muutoinkin enemmän muista ohjelmaosioista. Tällä sivulla esitellään näitä työkaluja tarkemmin ja kerrotaan yksityiskohtaisemmin myös eri ohjelmaosioiden erityispiirteistä. Tapahtuma-alustasta on järjestetty myös

Fiilikset on tämän tapahtumasovelluksen erityinen vuorovaikutuksen väline. Se on tapahtuman oma sosiaalinen media (vastaa lähinnä Twitteriä) ja mahdollistaa vuorovaikutuksen niin yksittäisten ohjelmaosioiden sisällä kuin niiden välilläkin. Fiilikset virtaavat pieninä valikoituina puroina yhteen ja muodostavat lopulta ison ja vuolaan fiilisten virran, josta näkee mitä tapahtumassa tapahtuu ja saadaan aikaan.

Jokaisella ohjelmaosiolla on oma fiilis-osio, jossa voidaan jakaa tekstiä, kuvia ja äänitiedostoja sisäisesti esim. yhden työpajan osallistujien kesken. Muiden jakoja voi myös kommentoida. Valikoidut fiilikset voidaan edelleen jakaa pieninä puroina eri ohjelmaosioista koko tapahtuman yleiseen fiilisten virtaan. Jakamisoikeus yleiseen fiilisten virtaan on aina postauksen tekijällä itsellään, mutta myös ohjelmantekijät voivat jakaa oman ohjelmansa fiiliksiä. Jakamisesta kannattaa sopia kunkin työpajan osallistujien kanssa, mutta siinä ei kannata liikaa arastella: hienot tuotokset, parhaat oivallukset ja tekemisen meininki ansaitsevat päästä esiin. Jakakaa rohkeasti (mutta tekijöiltä lupa kysyen) ja antakaa tekemistenne kuulua ja näkyä myös yleisessä fiilisten virrassa!

Pyöreät pöydät ja työpajat saavat käyttöönsä tapahtuma-alustan oman etäyhteyden eli LIVE-tilan. Työpajan vetäjän ja pyöreän pöydän fasilitaattorin mikrofonin kautta kuuluva ääni ja videokameran kuva jaetaan LIVE-tilassa osallistujille reaaliaikaisesti ja halutessaan he voivat jakaa myös työpöytänsä. Nämä henkilöt (LIVE-tilan puheenjohtajat) myös ohjaavat tilaisuutta ja päättävät, mitä aihetta käsitellään, minkälainen vaihe on menossa ja kenellä on puheenvuoro. Työpajoissa ja minimessuilla kaikilla normaaliosallistujilla on oman puheenvuoronsa aikana käytössään ääni, ei videota. Pyöreissä pöydissä osallistujat voivat jakaa oman puheenvuoronsa aikana ihan samalla tavalla kuin puheenjohtaja.

Työpajoihin ja minimessuosastoille voi valita, ottaa LIVE-tilan käyttöön, käyttääkö omaa etäyhteyttä (esim. Zoom tai Teams) vai vaikuttaako pelkässä fiilisosiossa. Pyöret pöydät järjestetään pääsääntöisesti tapahtuma-alustan etäyhteydellä. Luennot striimataan ja niiden yhteydet ovat hieman erilaiset. Yhteyksistä vielä kunkin ohjelmatyypin osalta tarkemmin alempana.

LIVE-tilan ryhmätilat poikkeavat hieman edellä kuvatusta. Niissä kaikilla ryhmään osallistuvilla on samat mahdollisuudet. Eli pyöreiden pöytien ryhmätilassa kaikilla on myös videokuva näkyvissä ja viimeisin jako on voimassa kunnes joku muu osallistuja jakaa jotain. Vastaavasti työpajoissa ryhmätilassa kaikilla on käytössä vain ääni, ei videokuvaa.

Vaikka myös omien yhteyksien käyttäminen onnistuu, suosittelemme hyödyntämään alustan tarjoamia vuorovaikutuksen välineitä aina kun se on ilman suurempaa lisätyötä mahdollista. Näin tapahtumasta muodostuu yhtenäinen kokonaisuus ja ohjelmaosioiden fiilikset saadaan yhteiseen fiilisten virtaan. Kaikki ohjelmantekijät saavat perehdytyksen alustan käyttöön ja pääsevät testaamaan yhteyksiä hyvissä ajoin etukäteen. Etäyhteyksiin liittyvistä erityistoiveista ja tarpeista kannattaa olla etukäteen yhteydessä järjestäjien kanssa!

Työtilaan tulee myös muita työkaluja vuorovaikutukseen. Esimerkiksi nuotiot syttyvät virtuaalisesti tapahtuma-alustalle ja fiilisten virta kokoaa yhteen lisäksi myös iltojen, öiden ja aamujen elämysohjelman tunnelmat.

Ääni tulee aina ensin!

Riittävän hyvä riittää ja pienillä jutuilla voi olla jopa ratkaiseva merkitys, miltä asia KUULOSTAA kuulijan korviin olipa sitten kyse live-tilanteesta tai video/äänitallenteesta. Kiinnitä siis huomiota ensin ja eniten ääneen! Äänen laatuun voi myös vaikuttaa edullisesti ja jo olemassa olevalla laitteistolla.

Lyhyt ohje: Laita mikrofoni lähelle suutasi, ja puhu häiriöttömässä tilassa.

Vähän pidemmin:

  1. Käytä erillistä mikrofonia ja laita se lähelle itseäsi. Sankamikrofonit ovat hyviä, myös esimerkiksi puhelinten nappikuuloke-mikit on yleisesti oikein hyviä eivätkä näy pahasti kuvassa.
  2. Äänen tasojen tarkkailua ja säätämistä voi tehdä jos laite mahdollistaa, mutta ihan kyllä automaattiasetuskin toimii.
  3. Kiinnitä huomiota taustahälyyn
  4. Voit myös testata oman äänen kuuluvuutta.

Mietityttääkö alustan käyttö? Käy lukemassa kootut kysymykset ja vastaukset täältä!

MAPPA.fi:

Ovatko työpajasi tai puheenvuorosi materiaalit avoimia tai haluaisitko jakaa ne vapaasti opettajien, kasvattajien ja nuorisotyötä tekevien käyttöön tai tueksi? Linkitä materiaalit jo etukäteen Mappa.fi -palveluun! Voit linkittää materiaalin itse MAPPAan, mikäli se on jo verkossa tai se on julkaistu pdf-tiedostona. Jos julkaisumuoto on jotakin muuta, linkitys onnistuu, kun otat yhteyttä koordinaattoriin. Laita yhdeksi asiasanaksi Ulos2021. Ohjeet MAPPA.fi -palvelun käyttöönottoon löydät täältä (tai MAPPA.fi -> info ->ohjeita).


Ohjeet puheenvuorojen pitäjille:

Tärkeää! Suunnitelkaa session rakenne ja järjestys yhdessä muiden puhujien kanssa yhteisessä suunnitteludokumentissa. Mikäli et ole saanut linkkiä dokumenttiin tai oman sessiosi puhujien yhteystietoja, ota yhteyttä info@ulos2021.fi. Järjestäjät nimeävät jokaiseen sessioon keskuudestaan yhden vastuuhenkilön, joka on yhteydessä oman sessionsa puhujiin mahdollisimman pian.

Vinkkejä ja ohjeita puheenvuorojen pitäjille:

Etukäteen:

  1. Tallenna esityksesi (kesto max 15 min) itse ja lähetä se pilvikansioon* ASAP mp4-tiedostona. Ilmoita Maijalle mikäli pidät esityksesi etäyhteydellä.

    Ääni aina ensin – kiinnitä huomiota tallenteen ja etäyhteyden äänen laatuun!

2. Laita pilvikansioon* myös powerpoint-esityksesi tai muu esitysmateriaalisi! Näin saamme tehtyä myös joitakin varasuunnitelmia, mikäli yllättäviä teknisiä ongelmia ilmenee.

*)Pilvikansio: Olemme lähettäneet sinulle linkin Google Driven “Striimattavat tallenteet -kansioon, voi kysyä sen linkin myös Maijalta info@ulos2021.fi

Järjestäjät auttavat ja opastavat mielellään – Otathan tarvittaessa yhteyttä!

Tapahtumassa:

Puheenvuorot (3-4 kpl) esitetään tallenteilta. Puheenvuorojen aikana yleisö voi esittää chatissa kysymyksiä. Voit lukea rauhassa sinulle esitettyjä kysymyksiä oman esityksesi aikana. Puheenvuorojen väliin eli oman esityksesi loppuun olisi hyvä suunnitella jokin yleisön aktivointi: kysymys yleisölle, äänestys tai vaikka taukojumppa. Anna mielikuvituksen lentää!

Session loppuun varataan reilusti aikaa keskustelulle. Silloin pääset vastaamaan kysymyksiin sekä keskustelemaan yleisön ja muiden session puhujien kanssa.

Tekninen toteutus:

Puheenvuorot toteutetaan ensisijaisesti tapahtuma-alustalla, jossa jokaisella puheenvuorolla on oma työtila. Työtilassa on striimi, jolle puheenvuorot striimataan Teamsista. Puhujat ja järjestäjien nimeämät session vastuuhenkilöt (yleensä juontaja ja ja moderaattori) yhdistetään etäyhteydellä toisiinsa eli he kuulevat ja näkevät toisensa koko session ajan, ja voivat esittää toisilleen ääneen kysymyksiä. Juontajan tarkempi rooli sovitaan puhujien kanssa. Hän toimii session vastuuhenkilönä, toivottaa puhujat ja yleisön tervetulleeksi ja voi esimerkiksi esitellä puhujat ja juontaa aina uuden puhujan sisään. Moderaattori seuraa yleisön kysymyksiä ja session chat-keskustelua ja nostaa kysymyksiä puhujille vastattavaksi ja keskusteltavaksi. Yleisöllä ei ole video/ääniyhteyttä, vaan he kommunikoivat puhujille fiilis-osion kautta, jota moderaattori seuraa.

Tallennus:

Luentosessioiden luento-osuudet tallennetaan, ja tallenteita voidaan käyttää tapahtuman viestinnässä myös jälkikäteen. Ilmoitathan järjestäjille, mikäli haluat, että sinun puheenvuoroasi ei esitetä enää myöhemmin. Myös keskusteluja saatetaan tallentaa tapahtuman dokumentoimiseksi, mutta keskusteluja ei esitetä tapahtuman viestinnässä sellaisenaan jälkikäteen vaan niistä voidaan poimia pätkiä kuten kiinnostavia näkökulmia tai teräviä kiteytyksiä (tällaisissa tilanteissa kysytään aina puhujan lupa) tai koostaa esimerkiksi kirjallisia yhteenvetoja.


Ohjeet pyöreiden pöytien fasilitaattoreille:

Etukäteen:

Suunnittele keskustelun kulku. Vinkkejä keskustelun suunnitteluun löydät täältä. Suunnitteluun voi pyytää apua myös järjestäjiltä. Jokaiseen pyöreään pöytään nimetään järjestäjien keskuudesta yksi vastuuhenkilö, jolta voi aina kysyä neuvoa. Myös koordinaattori opastaa tarvittaessa info@ulos2021.fi.

Tekninen toteutus:

Pyöreille pöydät toteutetaan tapahtumasovelluksen LIVE-tilassa. Vuorovaikutuksessa hyödynnetään myös fiilis-osioita.

Tallennus:

Pyöreitä pöytiä ei tallenneta.


Ohjeet työpajojen vetäjille:

Huomaathan, että videoyhteyttä ei aina tarvita, vaan usein kevyempi ääniyhteys tai vuorovaikutus fiilis-osiossa riittää. Tällöin yhteydenpito onnistuu varmemmin myös tilanteessa, jossa nettiyhteys on heikompi. Heikompien nettiyhteyksien varalta suositeltavin tapa käyttää etäyhteyttä on siten, että vetäjä voi puhua video- tai ääniyhteydellä osallistujille, mutta vuorovaikutus osallistujilta vetäjään päin tapahtuu pääsääntöisesti kirjoittaen ja valokuvin fiilis-osiossa (lisätietoja ylempänä). Halutessasi voit myös sallia osallistujien pyytää puheenvuoroja, ja tällöin myös he voivat vuorovaikuttaa ääniyhteydellä. Vaihtoehtoisesti voit käyttää myös omaa etäyhteyttä (Teams, Zoom, Meet, WhatsApp), tällöin jaat itse liittymislinkin tapahtuma-alustan työtilassa.

Vinkkejä, ideoita ja ohjeita työpajojen virtuaalitoteutuksista:

-Voisiko työpajasi pitää etäyhteydellä luonnosta? Vai toimiiko se paremmin niin, että olet itse sisällä hyvien yhteyksien päässä, mutta osallistujat ulkona. Ulos voi mennä koko työpajan ajaksi tai vain osaksi aikaa.
-Aloita keskustelu “fiilisstiimissä” osallistujien kanssa jo ennen tapahtumaa: tutustukaa toisiinne, anna valmistautumisohjeita, kerro tarvikkeista.
-Tee ennakkokysely osallistujille
-Laadi esittely- ja ohjevideo (esim. kerro itse tai tallenna esimerkkiryhmän työskentelyä). Videot upotetaan alustalle Youtubesta. (Jos sinulla ei ole omaaa Youtube-kanavaa, voit lähettää tallenteen mp4-tiedostona järjestäjille lisättäväksi Ulos-Ut-Out -kanavalle.)
-Tee äänite, jota osallistuja voi kuunnella kuulokkeilla liikkuessaan luonnossa. Äänitteet upotetaan alustalle Soundcloud-palvelusta. (Jos sinulla ei ole omaaa Soundcloud-kanavaa, voit lähettää äänitallenteen järjestäjille lisättäväksi Ulos-Ut-Out -kanavalle.)
-Laadi printattava ohje tarvittaessa. Paperi voi olla joissakin tapauksissa puhelinta helpompi luonnossa.
-Pohdi rakennetta ja koontia: esim. yhteinen aloitus ja ohjeistus + omatoimista työskentelyä vaikka lähiluonnossa + yhteinen koonti etäyhteydellä, kuvina, videoina…?
-Valitse tarkoituksenmukaisin vuorovaikutuksen väline: jos videokuva ei ole välttämätön, käytä ääniyhtyettä! Sitä voi olla kivempi kuunnella kuulokkeilla luonnossa.
-Hyödynnä “fiilisstriimiä” monipuolisesti!

Tekninen toteutus:

Käytössäsi on tapahtuma-alustan työtila, jossa sisältöosio, fiilikset ja LIVE-tila (puheenjohtajalla videoyhteys, osallistujilla ääniyhteys, pienryhmiin jako, lisätietoja ylempänä tällä sivulla.)

Tallennus:

Voiko työpajasi toimia myös Nonstop ilman vetäjää? Jos vastasit kyllä (tai sinulla on mahdollisuus vetää sama työpaja sovitusti joskus myöhemmin) voi työpajasi jäädä myös tapahtuman jälkeen elämään alustalle. Viestimme tapahtuman materiaaleista syksyllä 2021, ja työpajasi voi olla osa tätä viestintää! Tästä tulossa vielä lisätietoja.


Tallenteet:

Tallenteiden toimittaminen

Lähetä valmis aineisto tiedostomuodoissa mp4 (videot), pdf ja ppt (tulostettavat ohjeet ja esitysdiat) sähköpostitse: maija.ihantola@luontokoulut.fi. Luentojen videotallenteet kannattaa pudottaa suoraan yhteiseen pilvikansioon, saat sen linkin Maijalta.

Työpajojen ja pyöreiden pöytien mahdolliset johdanto- ja ohjevideot kannattaa ladata Youtubeen ja upottaa sieltä tapahtumasovelluksen työtilaan, josta osallitujat voivat katsoa niitä kukin itse. Jos käytössäsi ei ole Youtube-kanavaa, voimme ladata videosi tapahtuman Youtube-kanavalle. Pyydä tähän apua Maijalta.


Viestintä

Tarjoamme ohjelmantekijöille lisänäkyvyyttä monipuolisesti tapahtuman viestinnässä! Hyödynnä tämä mahdollisuus ja liitä tapahtuma-alustan työtilaan valokuvia ohjelmastasi ja itsestäsi sekä innostava tekstinpätkä, joka kertoo ohjelmastasi. Käytämme kuvia ja markkinointitekstejä tapahtuman verkkosivuilla ja somekanavissa. Voit lähettää niitä myös suoraan koordinaattorille sähköpostitse.

Ota seurantaan @ulosutout Facebookissa, Instagramissa ja Twitterissä!
Käytä hästägiä #ulos2021, kun viestit itse tapahtumasta tai ohjelmastasi.


Muuta

Korjauksia ja täydennyksiä ohjelmaan? Ota yhteyttä: info@ulos2021.fi